Come organizzare un evento di successo: parola chiave CREATIVITA’

Non è una questione di budget, bensì di creatività la riuscita di
un evento. Mi sento di commentare così la domanda che ultimamente mi
viene posta “Perché questo evento rimane così impresso?”.

Proprio la settimana scorsa durante una riunione per discutere di
Event Management l’attenzione si è focalizzata su un evento da me
organizzato in primavera, rimasto evidentemente molto impresso. E così
per l’ennesima volta mi è stata fatta questa domanda, “perché questo
evento rimane così impresso e il nostro, con costi importanti non ha
suscitato questo pathos?”. La risposta è semplice: la creatività
coinvolge, soprattutto se la creatività stimola l’esperienza sensoriale,
se  lascia, anche solo per un attimo, “estraniarti dalla realtà”.
L’evento deve colpire, emozionare, deve suscitare emozioni anche
contrastanti, ma in qualche modo “scuotere quella routine del
quotidiano”. Gli elementi possono essere gli stessi, deve cambiare la
modalità di fruizione! deve esserci sempre un elemento sorpresa che
“cattura l’attenzione”. Una semplice cena di lavoro che prevede una
discussione di affari non deve essere stravolta nella sua continuità, ma
deve poter “colpire” comunque l’ospite, perché un’emozione positiva non
fa altro che predisporre positivamente l’interlocutore. Anche in questo
caso lavoriamo su un’analisi della comunicazione, un messaggio vincente
che deve essere scambiato tra mittente e destinatario. Quindi, nessun
time-scheduling da rivedere, nessuna modifica sulla programmazione, ma
un aggiustamento dei dettagli del programma.
Sentirsi al centro
dell’attenzione fa bene a chiunque, soprattutto se si parla di lavoro e
si devono raggiungere degli obiettivi comuni.
Si tratta di seguire alcuni accorgimenti:
1) creare un tema da seguire
2) riprendere il tema attraverso dei dettagli
3) intervenire con piccoli dettagli creativi durante l’evento in modo da favorire un crescendo di emozioni
4) avere molto chiare le regole di accoglienza degli ospiti
5) ricordarsi che l’ospite è la persona più importante (questo che sia un singolo o che sia un evento da 1.500 persone)

La location è solitamente l’elemento che ispira il tema, ma
sicuramente anche la provenienza dell’ospite, la passione per il
territorio, gli aspetti culturali o artistici, un film, un quadro, un
colore, un nome … sono fonti di ispirazione. La cura del dettaglio è
sicuramente un grande valore aggiunto. Adoro il teatro, e pensare ad un
evento ben congeniato mi fa pensare ad una sceneggiatura, alla
scenografia, agli attori, al dialogo con il pubblico, alle luci, alle
musiche, ai costumi, agli oggetti di scena …. così io immagino ogni
evento da realizzare.

Per progettare un evento ad effetto mi documento sempre
moltissimo, cerco di capire gli interessi e le passioni del cliente, un
aspetto importante del lavoro se si tratta di una cena o pranzo
d’affari, e da questo estrapolo gli elementi principali come i dettagli,
il filo conduttore, i momenti conviviali, quelli culturali …

Quello che mi piace in un evento è il riuscire a stupire
l’ospite. Soprattutto con aspetti ed elementi che fanno la differenza
come artigiani che riescono a realizzare cose ad hoc. Performance,
intrattenimento culturale, … fondamentale è comunque conoscere l’arte
del ricevere e renderla sempre unica e personalizzata.