Come si organizza un evento? Da dove si comincia? Come posso fare per renderlo unico? Che cosa non deve mai mancare? Che tipo di investimento economico si deve fare?
Queste solo le domande più frequenti che mi vengono poste dai miei lettori. Ultimamente pare che l’argomento più hot sia proprio l’organizzazione eventi …
Tutti gli eventi che organizzo come Netlife s.r.l. che fanno parte dei servizi di comunicazione per l’affermazione del Brand, la presentazione di una location o di un progetto hanno come caratteristica principale quella di essere non convezionali, ma soprattutto creati sempre ad hoc. Può trattarsi di un evento di repertorio cioè una serie di performance o reading o digressioni culturali riorganizzate per un particolare cliente oppure un evento completamente nuovo.
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Adoro creare nuovi eventi, è stimolante, è piacevole, dà sfogo a tutta la mia creatività, è un modo per dialogare con il cliente che a volte non si immagina neppure ciò che con pochi investimenti si può fare se si usa molto la fantasia. Adoro ispirarmi a quadri, a periodi storici, a colori, a cose che mi hanno colpito! la scena di un film, un balletto, un dettaglio di una location …
Quello che non deve mancare mai in un evento è il servizio fotografico e il servizio video. Sono fondamentali perché ritraggono l’avvenimento, vi mostreranno dettagli che non avreste mai colto presi da tanti aspetti della serata. Questo vale per chi organizza e per chi commissiona. Non c’è nulla di più piacevole di vedere i volti sorridenti immortalati o seguire il sorriso sul video montato con professionalità. Questo è un consiglio che vi dò e sul quale vi invito a riflettere sempre, ci sono altre cose su cui potete tagliare i costi, ma non un montaggio video professionale o un servizio fotografico ben articolato. E vi dirò di più, questi due aspetti sicuramente vi offriranno un rientro economico nel senso che avrete materiale da mostrare a clienti, a chi ancora non vi conosce. Cosa meglio di un video che ritrae persone in momenti importanti dell’azienda? Una vernice, un’inaugurazione, il lancio di un prodotto, il vostro brand? Vederlo animato da persone è sicuramente molto più convincente di fredde immagini “vuote”. Anche se l’atmosfera non corrisponde al quotidiano o al fine che dovrà avere un altro evento, sicuramente sarà un utile supporto.
Si comincia da qui ovvero da dove nasce il progetto, dall’esigenza, dal committente, dalla location, dal brand … e questo vale per qualsiasi tipo di evento (da quello aziendale a quello personale … anche di wedding). E segue una serie di domande alle quali rispondere per organizzare al meglio.
In altre parole si inizia dal messaggio che si vuole trasmettere.
Che tipo di messaggio devo dare all’ospite? Cosa voglio trasmettere con questo evento? Che cosa deve rimanere all’ospite dopo l’evento? Che impatto voglio che abbia sugli ospiti?
Cosa dovranno fare gli ospiti? Affinché il messaggio arrivi completo che cosa dovranno fare gli ospiti?
Come faccio conoscere agli ospiti l’evento?
Come stimolo la loro curiosità?
L’ospite dovrà sicuramente essere stimolato nel suo processo decisionale (soprattutto se l’evento è a pagamento) e dovrà vivere l’evento in modo unico e personale, tanto da fargli rimanere un piacevolissimo ricordo della serata. L’accoglienza, la cura, l’attenzione per l’ospite saranno aspetti cruciali da progettare.
Come accolgo il mio ospite?
Come faccio a farlo sentire “il benvenuto”?
Come faccio a farlo sentire al centro delle mie attenzioni?
Immaginato questo ciascun evento prenderà la sua identità con aspetti e caratteristiche personalizzate. Lo vedremo meglio nei prossimi post dedicati a casi specifici per rendere più efficace la nostra comunicazione.
Per organizzazione di eventi a Venezia, Padova, in Veneto e sul Lago di Garda potete contattare info@netlifesrl.it sia per una progettazione, coordinamento e supervisione che per consulenze. La consulenza servirà a darvi idee, proposte creative, time scheduling e progetto da realizzare in autonomia.