Ufficio stampa e preventivo, perché (non) chiederlo? Perché è fondamentale capire come richiedere un preventivo per l’Ufficio stampa? Perché su questo si costruirà e percepirà il valore dell’attività.
“Il preventivo lo deve fare l’agenzia”, “la proposta l’aspetto da voi”, “siete voi che mi dovete dire …”, “è il vostro mestiere, il nostro è un altro” e potrei proseguire per altri diecimila caratteri senza doverci pensare su un secondo. La soluzione non è mai demandare ad altrə, dobbiamo entrare in una nuova cultura della comunicazione che presenta regole, strategie e azioni differenti da prima. Affidare l’ufficio stampa a terzi o affiancare l’ufficio stampa con un servizio di agenzia e con un PR Manager è un’ottima idea, se viene condivisa la visione a medio-lungo termine. Dunque non si richiede un preventivo, ma un incontro di analisi e confronto per trovare la migliore strategia. La qualità è la professionalità di chi deve creare connessioni con i giornalisti, di chi deve scrivere i contenuti, di chi deve entrare in contatto con il team e diventare un nodo all’interno di un ecosistema relazionale.
Oggi parliamo di Cultura digitale e Cultura della comunicazione come di due necessità strategiche di aziende, enti, istituzioni, PA perché siamo ecosistemi fatti di relazioni tra persone. E per funzionare abbiamo bisogno di esserne parte attiva, di sapere le regole di conversazione, le informazioni e i valori che ci accomunano. Non possiamo più scegliere in base ad un preventivo economico, oggi la scelta è su valori che condividiamo, codice comune, sintonia e sinergia. Dunque il titolo di questo articolo dovrebbe essere più un Ufficio stampa: come (non) richiedere un preventivo tips utili.
Ufficio stampa e preventivo, ne parlo anche nel mio libro ufficio stampa e digital pr, la nuova comunicazione
Nel mio libro Ufficio stampa e digital PR, la nuova comunicazione (Hoepli) l’appendice B si intitola Impostare un preventivo e tratta ampiamente questo concetto. Se vuoi saperne di più sull’ufficio stampa e le digital PR ti consiglio di acquistarlo, soprattutto per le schede e le indicazioni pratiche step by step che ti permettono di costruire al meglio la strategia.
Inizio con la stessa frase, ovvero con la domanda che mi viene posta più spesso: Quanto costa un ufficio stampa? E la mia risposta è sempre la stessa, mi sai dire quanto costa un’auto? Che tipo di auto? Che caratteristiche deve avere? Per quale uso ti serve? Che tipo di strade devi fare e viaggi lunghi o brevi? L’auto è solo uno delle possibili migliaia di risposte, ma dato che si tratta di qualcosa che conosciamo bene è sempre più facile intavolare una discussione.
Quando parlo di ufficio stampa, digital PR, Media Planning l’attenzione degli interlocutori è sempre altissima. Percepiscono i benefici, le opportunità, la logica di posizionamento e alla fine, “quanto mi costerebbe”? Il punto è che a questa domanda manca il cosa, quanto ti costerebbe cosa? L’identificazione della tipologia di ufficio stampa, digital PR, attività di media planning da affiancare parte dall’ascolto del cliente. Il cliente conosce la realtà, cosa vuole raggiungere, perché lo deve fare in quel lasso di tempo, che tipo di investimento può fare. Noi portiamo soluzioni. E le soluzioni sono un valore, ecco perché l’analisi dei bisogni, la mappatura del posizionamento attuale e delle strategie in essere, i contenuti esistenti e la strutturazione sono parte di una consulenza e non possono rispondere alla domanda “quanto costa?”.
L’identificazione dei bisogni, del qui e ora, degli obiettivi, del target, del tipo di strategia che vorremmo adottare sono tutte soluzioni e chiarimenti della visione del cliente. La mappatura è un metodo che ci caratterizza da sempre e rappresenta visivamente ciò che abbiamo a disposizione (qui e ora), come possiamo riutilizzare quei contenuti (con una piccola revisione e ottimizzando materiali già pronti). Già per questo step il cliente si chiarisce le idee. E da qui inizia l’accompagnamento per comprendere nei tempi e nei modi quali flussi devono fare parte di un processo preciso e come coinvolgere il team nella raccolta di tutte le informazioni. Perché? Perché il modo di comunicare è cambiato, l’approccio alla comunicazione è diverso e perché dobbiamo pensare alla tutela del brand prima ancora che alla sua valorizzazione. Mappiamo i rischi, i potenziali rischi per costruire contenuti a valore aggiunto, quel fattore +2% a rischio ridotto. Ecco perché non è corretto rispondere con un preventivo, un preventivo sarebbe qualcosa di standard, e quello che oggi necessita la comunicazione è personalizzazione totale, attenzione al dettaglio. Solo dopo la consulenza, che porta soluzioni e chiarimenti al cliente, anche di base come il capire esattamente su cosa puntare per raggiungere quel determinato obiettivo, allora possiamo presentare un preventivo. Naturalmente il costo della consulenza viene poi assorbito nel costo del servizio se viene attivato. Ma, attraverso questo confronto win-win le parti ne escono con un ritorno.
Tra le informazioni che rientrano nell’identificazione dei costi dell’attività ce ne sono alcune che hanno bisogno di una pianificazione precisa e puntuale da approfondire, se vogliamo un servizio “cucito su misura”. Ti lascio alcuni punti:
- Che tipo di posizionamento stiamo cercando? Da chi vogliamo essere notati? Non esiste il “si deve parlare di noi”, ma “si deve parlare di noi perché …”
- Dobbiamo avere le idee chiare su cosa significa attività di ufficio stampa e redazione di comunicati stampa: ovvero “notiziare” e dunque trovare quell’informazione utile da permettere al giornalista di trasformarla in notizia e dunque capire quante di questo tipo di informazioni riusciamo a produrre nell’arco di un anno
- Dobbiamo anche capire se per quel tipo di obiettivo vogliamo avvalerci di un’attività pianificata a pagamento da accompagnare
- Dobbiamo allineare i tempi del committente con i tempi delle redazioni e questo allineamento determina anche la tipologia di attività
- Dobbiamo identificare obiettivi, messaggio chiave e messaggi collaterali su cui costruire un piano di comunicati
- Dobbiamo costruire un calendario editoriale che rispetti i tempi delle redazioni e dunque un tempo generale del servizio
- Dobbiamo capire il tipo di rassegna che vogliamo costruire e come ottimizzarne l’uso e dunque nell’ecosistema aziendale con marketing e commerciali
- Dobbiamo identificare i processi dell’informazione e mappare i flussi e regolamentarne le attività affinché vi sia chiarezza, allineamento e rispetto dei tempi e delle date
- Dobbiamo avere chiare le tempistiche e rispettare il lavoro: l’attività può funzionare se tutti rispettano le scadenze, altrimenti il rischio è quello di restare bloccati
- Se ci sono criticità, dobbiamo trovare il modo di superarle con soluzioni alternative che ci portano a un nuovo processo e flusso
- Dobbiamo pensare a interviste, approfondimenti e materiali di supporto che devono essere pronti alla partenza, dunque raccogliere tutto ciò che esiste, analizzare e proporre come migliorare
- Dobbiamo allinearci con i valori, le metodologie, le dinamiche e la comunicazione in essere (per poi fare proposte di miglioramento laddove necessario)
- Dobbiamo trasformare le criticità in quel fattore +2% che fa parte del nostro metodo e dunque tutelare il brand e costruirne l’immagine nuova
- Dobbiamo capire il tipo di copy da utilizzare e dunque la narrazione generale da rendere coerente anche con la comunicazione online
- Dobbiamo verificare la coerenza con la comunicazione online e renderla omnicanale (ogni elemento aggiuntivo deve integrarsi coerentemente o influenzare il resto mettendo tutto in equilibrio)
- Dobbiamo avere chiaro tutto ciò che la realtà fa, come lo fa, perché lo fa, dove vuole arrivare e accompagnare gentilmente e con attenzione senza pensare di stravolgere qualcosa che è abitudine. Possiamo suggerire, offrire delle piccole modifiche sostenibili e un obiettivo da raggiungere in un medio-lungo termine.
Questi sono solo alcuni degli aspetti che devono portarci a riflettere prima di tutto sul perché vogliamo un’attività di Ufficio stampa, poi sul fatto che per avere l’attività migliore servono: personalizzazione, progettazione, programmazione e informazioni.
L’attività di ufficio stampa, per rimanere sulla metafora dell’automobile, è la soluzione più efficace per compiere quel percorso; ecco perché non si può richiedere un preventivo basato sul quanto costa, ma è più efficace scegliere una consulenza sulla quale costruire le soluzioni più efficaci. Ma per scegliere la soluzione dobbiamo identificare il percorso dalla partenza all’arrivo, le tappe intermedie e che tipo di esperienza vogliamo portarci a casa (passando per città d’arte, montagne, colline, mare? Facendoci notare per il colore sgargiante, per la marca, per la forma, per come stiamo guidando?). Abbiamo bisogno di investire tempo, per comprendere soprattutto i rischi, oggi diventati una priorità.
Se vuoi saperne di più ti lascio il link al canale Comunicazione che passione! dove troverai una serie di podcast utili
Ti lascio qui il link all’elenco di articoli che nel corso del tempo hanno affrontato il tema Comunicato stampa
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Se non ci conosciamo ancora, benvenutə sul mio sito 🙂 sono Francesca Anzalone, CEO di Netlife s.r.l. (dal 2000) esperta di comunicazione e cultura digitale. La mia professione inizia nel 1997 e da 23 anni ho fondato e dirigo Netlife s.r.l. Società di servizi di comunicazione e formazione specializzata nel digitale. Coniugo l’attività sul campo di Digital PR, Ufficio stampa, Media Planning, strategie digitali con quella di docente accademica e formatrice su queste tematiche. Ho scritto libri sull’argomento, diretto collane editoriali e riviste specializzate e continuo a tenere rubriche su importanti riviste di settore. Dal 2023 sono anche ideatrice e direttore di Upskilling la Digital Academy di Netlife. In ventisei anni ho accompagnato aziende di piccole, medie, grandi dimensioni, Società per Azioni, Holding, Multinazionali, Enti e Istituzioni nazionali e internazionali, Pubbliche Amministrazioni con un obiettivo preciso: posizionare e riposizionare il brand e il business grazie al digitale attraverso una comunicazione leale e a basso rischio. Mi sono specializzata in comunicazione nelle emergenze e nelle crisi e da qui è nato il mio metodo #consapevolemteconnessi con fattore +2% a valore aggiunto nella comunicazione.
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